Phần mềm Excel được biết đến là một trong những ứng dụng văn phòng được sử dụng phổ biến hiện nay. Với nhiều tính năng hỗ trợ người dùng có thể làm việc nhanh chóng được tích hợp trên phần mềm này. Trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về một số mẹo hay trong Excel cho dân văn phòng.
Tùy chọn để chỉ in một vùng chọn trong Excel
Đây là một trong những mẹo cơ bản trong Excel mà nhân viên văn phòng cần biết, với tính năng này người dùng có thể chỉ chọn một vùng nào đó mà bạn cần để in tài liệu ra thay vì phải in hết toàn bộ chúng, như thế sẽ tiện lợi cũng như tiết kiệm giấy hơn so với in hết một file tài liệu. Để có thể in một vùng trong Excel thì cần phải thực hiện thao tác dưới đây.
Đầu tiên là xác định vùng mà người dùng muốn in, sau đó bạn giữ chuột trái và kéo bao trùm cả vùng đó. Khi đã chọn được vùng cần in thì bạn vào phần Page Layout chọn Print Area > Set Print Area, cuối cùng là bạn chỉ cần in ra phần vùng mà mình đã chọn trước đó, nhưng cũng cần lưu ý để tài liệu khi in ra đẹp thì nhân viên cần phải căn chỉnh trước khi in.
Định dạng cố định tiêu đề của các dòng, cột
Thông thường khi làm việc với một bảng tài liệu dài đến hàng trăm dòng và nhiều cột, mỗi khi kéo xuống để xem tài liệu thì nó lại mất đi các tiêu đề của dòng, cột làm cho bạn cảm thấy khó chịu. Chính vì thế để có thể vẫn thấy được nội dung của tiêu đề bạn cần phải định dạng cho chúng thông qua các bước sau đây.
Để cố định dòng đầu tiên hay có thể là tiêu đề của bảng, thì chỉ cần vào phần View chọn Freeze Panes, trong phần này thì bạn tìm và chọn Freeze Top Row như thế thì phần dòng đầu tiên trong bảng của bạn đã được cố định lại dù cho bạn kéo xuống như thế nào thì nội dùng của dòng đó vẫn hiển thị. Còn nếu muốn cố định cột đầu tiên thì bạn chỉ cần làm giống như phần dòng nhưng chỉ khác là bạn chọn Freeze First Column thay vì Top Row.
Xem nhanh các phép tính trên Excel
Tiếp theo cũng là một mẹo hay thường được sử dụng bởi các nhân viên văn phòng là xem nhanh các phép tính cơ bản trên Excel như average, count, minimum, maximum….thay vì phải nhập hàm tính trực tiếp trên Excel thì bạn có thể sử dụng tính năng này để xem nhanh các thông số mình cần biết.
Đầu tiên để thực hiện được tính năng thì bạn cần phải bôi đen phần tài liệu mà mình muốn xem, sau đó người dùng nhấn chuột phải vào thanh trạng thái ở phía dưới của Excel để mở bảng Customize Status Bar, trên đây sẽ hiển thị các phép tính cơ bản cho người dùng xem nhanh mà không cần nhập hàm. Ngoài ra bạn có thể tích chọn thêm các phép tính có sẵn trên Customize Status Bar.
Cách khắc phục lỗi ### khi làm việc trong Excel
Lỗi ### là một trong những lỗi phổ biến mà người dùng hay bắt gặp khi sử dụng Excel, lỗi này xuất hiện với nhiều nguyên nhân khác nhau như ký tự trong ô đó quá dài nên nó không hiển thị hết dẫn đến lỗi ###. Cũng có thể là do định dạng ngày tháng năm của bạn sai hay bị âm nên xuất hiện tình trạng ###.
Dưới đây là một số cách khắc phục lỗi ###: sửa lỗi ### khi ô chứa ký tự quá dài không thể hiển thị người dùng chỉ cần kéo và mở rộng cột đó để có thể hiển thị đầy đủ dữ liệu. Nếu đã mở rộng cột mà vẫn không được thì bạn có thể thử định dạng lại ngày trong Excel để khắc phục
Các phím tắt nhanh trong Excel
Để có thể làm việc với Excel nhanh hơn thì bạn nên sử dụng các phím tắt được tích hợp trên phần mềm này thay gì phải thao tác trực tiếp bằng chuột như thế sẽ tốn nhiều thời gian hơn. Dưới đây là một số phím tắt được sử dụng nhiều trong Excel:
- Sử dụng F4 hoặc Fn + F4 trên bàn phím để có thể lặp lại các lệnh cuối cùng mà bạn đã sử dụng
- Alt kết hợp với H, E, A dùng để xóa các nội dung, định dạng dữ liệu trên các vùng được bạn chọn.
- Ctrl + W để đóng một trang trong Excel, còn Ctrl + O mở thêm một bảng mới.
- Để tính toán nhanh các bảng tính đang hoạt động bạn sử dụng tổ hợp phím Shift + F9
- Sử dụng phím tắt Ctrl + Home để duy chuyển nhanh đến đầu trang trong Excel
- Ctrl + Page Down sẽ cho phép bạn di chuyển đến một trang khác trong một file Excel
Trên đây là một số mẹo nhỏ để người dùng có thể dễ dàng hơn khi thao tác với Excel mà chúng tôi muốn giới thiệu đến các bạn. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có thể làm tốt hơn trên Excel.
